Etiqueta del correo electrónico
Para la mayoría de las personas que tienen acceso a un ordenador personal, el correo electrónico ha desbancado rápidamente al "correo postal" como medio preferido para enviar comunicaciones escritas, tanto profesionales como personales. La entrega casi inmediata y el bajo coste del correo electrónico son difíciles de superar, pero la tecnología tiene limitaciones en lo que se refiere a la delicadeza tipográfica. He aquí algunos consejos para garantizar que su comunicación electrónica se reciba con el mensaje intacto.
Fuentes y Formateo
Resulta tentador dar formato al correo electrónico saliente con diferentes fuentes, tamaños de letra y colores, y dar más fuerza al texto con cursivas y negritas. Por desgracia, lo que envías no es necesariamente lo que recibe el destinatario. Algunos programas de correo electrónico no leen formatos especiales, como fuentes , que el ordenador del lector no tiene. Y muchos permiten al usuario establecer preferencias para texto sin formato en lugar de texto enriquecido, que incluye estilos. El resultado es que tu correo, cuidadosamente formateado, queda reducido a texto sin formato o, peor aún, plagado de caracteres "extraños" (más información a continuación).
¿Cuál es la solución? En primer lugar, limítate al sistema fuentes, como Arial, Times, Verdana, Trebuchet o Geneva, que prácticamente todos los usuarios tienen. Y, a menos que esté seguro de que el destinatario puede leer el formato, manténgalo sencillo y utilice sólo caracteres del teclado y estilos que no se pierdan en la traducción. Para dar énfasis, rodea el texto importante con *asteriscos*. Las MAYÚSCULAS son otra opción, pero hay que usarlas con moderación. Recuerda que las MAYÚSCULAS se consideran GRITOS en el cibermundo.
Personajes seguros
Uno de los aspectos más desconcertantes de los correos electrónicos es la aparición ocasional de caracteres extraños y desconocidos en el texto, a menudo de naturaleza extranjera o matemática. Por lo general, podemos leer a su alrededor, pero aun así, ¿qué son y cómo han llegado ahí?
Esto puede ocurrir ocasionalmente con caracteres de teclado no estándar cuando se envían de un programa de correo electrónico a otro. Estos caracteres incluyen sutilezas tipográficas como las comillas "inteligentes" y los apóstrofes, los guiones en y em y las viñetas. Estos caracteres y otros similares no siempre se codifican o traducen de forma coherente de un programa de correo electrónico a otro. ¿Cuál es el resultado? Sus comillas rizadas, ligaduras y elipses cuidadosamente formateadas pueden convertirse en algo irreconocible en la bandeja de entrada de su destinatario.
La solución es sencilla: vaya sobre seguro y limítese a los caracteres estándar del teclado (véase la ilustración). Si bien esto significa utilizar comillas rectas "tontas" y guiones dobles en lugar de guiones correctos, al menos su mensaje llegará de forma legible. (Pero no lo olvide: cuando copie y pegue el texto de un correo electrónico en un texto diseñado para imprimir, cambie el formato de estos caracteres "tontos" para respetar los principios de la buena tipografía).
Firmas y anexos
Otros puntos de buena etiqueta en el correo electrónico son el uso de la firma y ser prudente con los archivos adjuntos. Una firma es un breve fragmento de texto que le identifica e incluye su información de contacto. La mayoría de los programas de correo electrónico permiten configurar una o varias firmas, o seleccionar una por defecto que aparecerá automáticamente al final de cada mensaje.
Normalmente utilizadas para los negocios, las firmas pueden suponer un gran ahorro de tiempo si las usas adecuadamente. Acuérdate de incluir tu firma en cada correo electrónico posterior al mismo destinatario para que nadie tenga que buscar el correo con tu número de teléfono. Otro consejo: no incluyas imágenes ni logotipos en tu firma. Suelen ser filtrados por los filtros de spam y pueden hacer que tus destinatarios no reciban tu correo.
En cuanto a los archivos adjuntos, manténgalos al mínimo y vigile su tamaño: entre 50K y 2MB es lo mejor. De hecho, los correos electrónicos con archivos adjuntos de 50K o menos suelen ser descartados por los filtros de spam como medida de control de virus. Para archivos adjuntos de más de 2 MB, consulte con el destinatario antes de enviarlos y pídale confirmación después. A veces, los buzones de correo tienen un tamaño máximo para los archivos adjuntos y otros están demasiado llenos para aceptarlos.
Y un último consejo: corrige cuidadosamente tu correo electrónico. Una vez que pulses ENVIAR, no hay vuelta atrás.
- Nota del editor:Ilene Strizver, fundadora de The Type Studio, es consultora tipográfica, diseñadora y escritora especializada en todos los aspectos de la comunicación tipográfica. Dirige talleres internacionales de tipografía Gourmet. ¡Lea más sobre tipografía en su último trabajo literario, Type Rules! The designer's guide to professional typography, 4ª edición, publicado por Wiley & Sons, Inc. Este artículo ha sido encargado y aprobado por Monotype Imaging Inc.